CASO DE ÉXITO
Innovación a partir de la Pandemia
Por Dra Dora Inés Molina de Salazar
Transcripción conferencia
Primer Congreso Latinoaméricano de Investigación Clínica.
Quiero agradecer al comité organizador del primer Congreso Latinoamericano de Investigación Clínica y muy especialmente a su presidente, la doctora Liliana Rodríguez.
Esta es mi Hoja de Vida, declaró para esta conferencia en específico no tener conflicto de interés.
El objeto de esta conferencia es:
Mostrar una experiencia exitosa a la IPS médicos internistas de Caldas.
Innovación a partir de la pandemia, enfrentando los desafíos y el proceso de adaptación que tuvimos que generar en el confinamiento por el coronavirus.
Los temas de los que les quiero hablar son:
- La historia clínica sistematizada,
- Aplicación del consentimiento informado,
- Atención domiciliaria,
- Telemedicina,
- Trámites en línea,
- Laboratorio clínico,
- Servicio farmacéutico,
- Gestión financiera,
- Nómina electrónica.
- Gestión del Comité de Ética.
Sobre la historia clínica sistematizada
Logramos sistematizar todas nuestras historias clínicas, con un proveedor del software Venus, ajustado a las normas locales, nacionales e internacionales, aquí algunos pantallazos del procedimiento y de la sistematización.
Lo hicimos generando una información a través del plochet de cada estudio, los beneficios de esta historia es el acceso, disponibilidad y la integridad a la información clínica.
La legibilidad, trazabilidad y auditoría, seguridad y confidencialidad, legalidad, optimización del tiempo médico y de coordinación, fue extraordinario.
También vimos una inmensa mejora en la interacción de procesos en las diferentes áreas y disminución, por supuesto, del consumo de papel en el tema de consentimiento informado.
Aplicación del consentimiento informado.
El consentimiento virtual y electrónico favorece la participación de los sujetos de investigación en los estudios clínicos, sobre todo cuando están aislados o hospitalizados.
Fortalecer los procesos de sistematización de los centros de investigación es una herramienta de innovación para la atracción de estudios clínicos.
Disminuye por supuesto el consumo de papel, optimiza a tiempo médico, de coordinadora y de acuerdo a la Alcoa mejora la calidad de los estudios, estos son algunos pantallazos que lo ilustan.
Atención Domiciliaria.
El tercer ítem es la atención domiciliaria, que generó una mayor responsabilidad de los cuidadores y de la familia en el proceso de investigación de los sujetos, mejoró la calidad de vida de los participantes, otorgó una sensación de intimidad y bienestar, disminuyó costos en los participantes y minimizó el riesgo de contagio de infecciones.
Telemedicina.
La telemedicina contribuye como cuarto ítem a mejorar la atención, evitar el incumplimiento en las visitas acorde a los protocolos, porque ofrecen una mayor comodidad al participante al disminuir la necesidad de desplazamientos, mejora la oportunidad de la atención, disminuye la posibilidad de infección o contaminación cruzada.
También facilita el acompañamiento continuó del entorno familiar y brinda al participante o acompañante un servicio personalizado y mucho más humano.
Trámites en línea.
Los trámites en línea con firmas electrónicas permitieron al centro agilizar el tiempo usado en trámites, disminuyendo costos de envío, facilita una mayor interacción entre las partes y permitió la inmediatez de respuesta desde cualquier ubicación.
Los pacientes podían hacer citas a través de la página web, se firmaron contratos y presupuestos a través de la firma electrónica de Houssay.
Laboratorio Clínico.
En el laboratorio clínico se generó a través de la sistematización un proceso muy interesante que puede enviar información previa, la toma de los laboratorios para las condiciones específicas de algunos para clínicos, pero además se utilizaron interfaces que conectan a los equipos de laboratorio para el trabajo en el procesamiento de las muestras y que los mismos fueran mucho más seguros y eficientes a través de los programas sistematizados de Venus Enterprise y Eclipse.
El ingreso de pruebas de laboratorio de estos estudios en estos sistemas se parametrizan desde el plochet de cada estudio en la fase pos analítica, estos resultados pasan o pasan directamente de los equipos al sistema, lo que permite que no haya fallas en transcripción de los laboratorios y con el cegamiento de los resultados, el médico puede hacer una revisión oportuna de los mismos en tiempo real.
En la fase post analítica se cuenta con sensores remotos que alertan al personal y equipo de laboratorio cuando hay discusión de temperaturas, y esto es un proceso que se da 24 horas al día durante los siete días a la semana, también el manejo de ultra congeladores que permite el almacenamiento prolongado de las muestras para evitar pérdida de reactivos o de muestras que sean necesarios para análisis futuros de los estudios.
El sistema de telemetría web en la fase pos analítica en el ultracongelador permite graficación y tabulación de datos, visualización de variables en tiempo real, alarmas visuales en la interface, notificación al correo electrónico, mensaje de texto a la persona encargada, cuáles son las ventajas en un laboratorio clínico del proceso de sistematización, estos son herramientas necesarias que generan seguridad, calidad y eficiencia en todos los procesos de laboratorio químico.
Servicio farmacéutico.
El séptimo ítem es el tema de farmacia.
La farmacia hoy en IPS Médicos Intenso de Caldas cuenta con espacios y módulos amplios que permiten almacenar adecuadamente el producto de investigación.
Se cuenta con cadena de frío para mantener el medicamento con monitoreo permanente a través de celulares de la excursión de la temperatura y que nos permite además a través del software que también es el proveedor es Venus ingresar el producto de investigación o realizar la dispensación del mismo, teniendo en cuenta el código asignado a cada paciente por el IBR de los diferentes estudios.
Este es un proceso que queda debidamente archivado y que nos da en tiempo real, tiempo de entrega y de dispensación del medicamento.
Gestión financiera.
En la gestión financiera este es un procedimiento importante porque el software es una herramienta para llevar un control total sobre información financiera de cualquier entidad en nuestra institución, se ha mejorado el proceso de facturación con una facturación electrónica a través de la parametrización de todos los estudios clínicos con parametrización de contrato, presupuesto manual, tarifario, gestión y cobro de cartera, procedimientos definidos en cuanto a recepción, revisión y causación de cuentas por pagar.
Esta es una muestra de la factura electrónica y todo este proceso ha servido para la información pertinente a los organismos de control y vigilancia y nos ha permitido tener el control del estudio, análisis de los resultados reales de la especie comparados con objetivos, planes y programas institucionales, tanto a corto, mediano y largo plazo, permite también sacar informes financieros.
Nómina Electrónica
Tenemos la nómina electrónica que a través de un software de Antares ha permitido conectarse con la facturación electrónica de la DIAN, esta nómina electrónica permite generar documentos de la nómina en forma mensual, transmitir la información a la DIAN, validar la información por la DIAN, generar la representación gráfica en QR, o sea que emite y notifica en documento electrónico todo este procedimiento.
Gestión del Comité de Ética.
El ultimo ítem es la gestión del Comité de Ética en Investigación Clínica.
El comité de ética CREICEC y se ha venido invirtiendo en sistematización, apostándole a la innovación y a la búsqueda de resultados sostenibles en el tiempo que mejoren la competitividad y la calidad del comité, se cuenta con una plataforma de Venus que mejora la gestión administrativa y documental del comité, a través de notificaciones y sometimientos en línea, consulta información en tiempo real, firma electrónica, las cartas de sometimientos y notificaciones.
Es importante tener en cuenta que las respuestas del comité pueden ser descargadas desde el software que el mismo informará, situación y desviaciones que son sometidos al comité con su respectivo análisis, hay indicadores en tiempo de evaluación y respuesta y se ha reducido en un 90% la utilización del papel.
Estos son unos pantallazos que permiten ver cómo se hace la radicación, la evaluación, la respuesta y como las actas también pueden ser visualizadas a través del sistema.
La radicación sistematizada ha mejorado el tiempo en cuanto a sometimiento de los documentos para ser seccionados, permite realizar un seguimiento transversal de la documentación, mejorar tiempos de indicación, evaluación y respuesta.
Ha permitido al Comité tener un proceso de evaluación de documentación y los tiempos de respuesta acorde a los radicados que llegan al Comité. Se han optimizado los tiempos de respuesta con medición de indicadores que permiten mejorar los procesos cada vez y mejorar la calidad de la atención.
El Comité de Ética tiene un procedimiento que se llama Gestión de Riesgo, que es importantísimo, porque valora el riesgo en investigación clínica con un enfoque de seguridad del participante de los estudios clínicos.
Seguimiento:
Se diseñó una metodología mediante el cual el Comité de Ética tiene la posibilidad de realizar seguimiento a la ejecución de los estudios clínicos del Centro de Investigación, obteniendo criterios críticos en la ejecución de los mismos para la definición de actividades puntuales y objetivas y para mitigar los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los participantes, en esta gestión de riesgo hay un seguimiento en tiempo real de desviaciones, eventos adversación y se manejan indicadores e información gráficas que se hacen llegar mes a mes desde el Comité de Ética.
Cada centro de investigación puede conocer cuáles son los estudios que tienen mayores eventos, las características de los eventos y cómo ha sido el seguimiento.
Muchísimas gracias por la invitación, por la atención.
Como la presentación fue corta por el tiempo, quedamos dispuestos desde el centro a presentar la información mucho más amplia o desde el proveedor Venus a mostrar cómo funciona el sistema, mil gracias y bendecido día.
Por Dra Dora Inés Molina de Salazar.
Directora del Centro de Investigación Clínica mic.
